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Centraliser et partager intelligement 100% des documents de votre société. Envoyer au client un PDF (Devis facture...) avec une mise en forme adaptée à votre structure en un seul clic. Sécuriser le tout par internet. Un rêve innacessible?
Simplifier vos processus métiers avec un logiciel de GED multicanal associée à un CRM
- " Nous recevons des centaines de mails avec des pièces jointes. Nous ne retrouvons jamais un fichier quand nous en avons besoins. "
- " Nous mettons beaucoup trop de temps pour générer les documents que nous envoyons à nos clients (factures, devis, etc...). "
- " Nous avons beaucoup de documents dispersés sur nos pc, sur internet. Nous en perdons aussi beaucoup! "
- " Notre technicien a installé un drive (Dropbox, google drive, etc...) ou un dossier partagé mais cela consomme de la bande passante et tout le monde accède à tous les documents sans aucune sécurité."
LA SOLUTION D'ARCHIVAGE NUMERIQUE HOGUNSOFT
Un logiciel de gestion documentaire dédié à la relation client et au CRM. Une mise en place simple.
HOGUNSOFT Contact Center™ permet de classer et catégoriser de manière simple l'ensemble des documents de votre entreprise. Les fichiers peuvent être scannés ou provenir directement des pièces jointes des emails.
L'outil permet aussi de générer des documents Microsoft WORD ou PDF à partir de modèles. Vous réalisez entièrement la mise en page de ces modèles selon vos besoins. Un simple clic permet de lancer un publipostage à partir d'un client, d'un devis, d'une facture. Le PDF généré peut-être envoyé par mail aussitôt.
Les fichiers sont stockés dans un emplacement sécurisés que ce soit un serveur sur internet ou un dossier partagés sur votre réseau. Vous choisissez votre espace de stockage qui convient le mieux à votre structure.
Chaque document numérique est associé à un contact, un client, un projet, une opportunité commerciale. Un clic suffit pour retrouver l'archivage numérique associée au contact qui appelle.
fonctionnalités
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Classement et droits
Classez et hiérarchisez vos documents dans les dossiers de notre solution de ged selon vos règles métiers. Définissez des droits d'accès selon les profils utilisateurs. Précisez quels collaborateur peut accéder à quelle donnée. Favorisez le travail collaboratif en partageant automatiquement les fichiers selon le rôle de chacun.
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Catégorisation
Catégorisez simplement vos fichiers en leur affectant une catégorie. Ceux-ci se classent alors automatiquement au bon endroit sans avoir à le déplacer manuellement.
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Historisation par contact - société
Vous retrouvez en un simple clic dans l'historique d'un contact, une société ou un projet tous les documents associés. Ce gain de temps est indispensable quand un client appelle pour obtenir une information. Vous supprimez les tâches fastidieuses et chronophages de création de sous-dossiers pour chaque client.
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Génération automatique du titre
Le titre de votre document est automatiquement défini à partir des données de l'élément CRM associé : Contact, devis, etc...
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Attributs et méta données
Qualifiez facilement vos documents avec des champs additionnels, des mots clés. Rajouter un commentaire ou des notes. Adaptez le logiciel à votre secteur d'activité.
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Gestion des versions
Une modification correspond à des suppressions ou ajouts apportés au contenu du document. Une nouvelle version est crée à la demande d'un utilisateur suite à une modification. L'historique des anciennes versions sont accessibles à tout moment.
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Signature électronique
Envoyez les documents directement vers notre connecteur DocuSign. Faites valider vos devis en un seul clic. Vous pouvez faire signer le document au prospect pendant que vous êtes au téléphone avec lui.
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Stockage optimisé
Economisez la bande passante de votre société. Contrairement aux drives classiques (Google drive, Dropbox, etc…) les fichiers sont téléchargés sur le poste d'un utilisateur à la consultation. Un utilisateur n'accède qu'aux fichiers dont il a besoins via les droits applicatifs par profil. Vous êtes ainsi certain de ne pas diffuser de manière incontrôlées les documents critques de votre société. Cela est vrai quel que soit le nombre d utilisateurs.
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Pièces jointes des emails reçus
Lorsque vous recevez un e-mail, vous pouvez choisir d’extraire et de classer tous les pièces jointes liées (documents factures fournisseurs, documents numérisés etc...). Le document est automatiquement associé au contact, à la société ou au projet de votre CRM à partir de l'adresse email de l'expéditeur.
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Génération de documents
Utilisez nos fonctions de génération automatique de documents et nos connecteurs Microsoft Office. Accélérez et fiabilisez la production de vos documents Word ou PDF. Créez et éditez des documents facilement à partir des modèles validés et entièrement personnalisables. Le Publipostage est réalisé à partir des données de votre CRM : fiche contact, facture, devis, etc...Découvrir notre éditeur d'application.
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Envoi par email
Envoyez directement par email un document électronique à partir de l'espace documentaire de votre client ou prospect dans votre CRM. La pièce jointe sera automatiquement générée en PDF. Vous pouvez entièrement passer à la dématérialisation de factures et même à la facturation électronique.
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Circuit de validation
Simplifiez et gagnez du temps dans vos procédures de validation (workflow). Notre système de gestion électronique de documents vous permet de construire des circuits de validation dématérialisés pour tout document. Assurez-vous que vos processus métier soient parfaitement respectés et maitrisés.
Un projet d achat ged est en cours? contactez nous pour un devis pour votre projet ged. La mise en œuvre peut être extrèmement rapide. Adopter les documents ged pour une meilleure expérience utilisateur.