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Classez vos documents par client, projet. Archivez et centralisez. Générez vos factures et devis ...
Enfin une solution de GED à la mise en place simple et associée à notre CRM !
- " Nous recevons des centaines de mails avec des pièces jointes. Nous ne retrouvons jamais un fichier quand nous en avons besoins. "
- " Nous mettons beaucoup trop de temps pour générer les documents que nous envoyons à nos clients (factures, devis, etc...). "
- " Nous avons beaucoup de documents dispersés sur nos pc, sur internet. Nous en perdons aussi beaucoup! "
LA SOLUTION HOGUNSOFT
Le premier logiciel de gestion documentaire dédié à la relation client et au CRM !
HOGUNSOFT Contact Center™ permet de classer et catégoriser de manière simple l'ensemble des documents de votre entreprise. Vous associez des mots clés. Retrouvez ainsi facilement une information lorsque vous en avez besoins !
De plus chaque document est associé à un contact, un client, un projet, une opportunité commerciale. Un clic suffit pour retrouver la base documentaire associée à n'importe que élément.
Générez automatiquement des documents Microsoft WORD ou PDF à partir de modèles que vous pouvez complètement adapter à votre métier. Avec cette fonctionnalité de publipostage jamais générer un devis ou une facture n'a été aussi simple !
fonctionnalités
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Classement et droits
Classez et hiérarchisez vos documents dans des dossiers et sous-dossiers de notre logiciels ged. Définissez simplement les droits d'accès en précisant quels utilisateurs peuvent accéder à quelles données. Le travail collaboratif devient beaucoup plus simple.
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Catégorisation
Catégorisez simplement vos fichiers en leur affectant une catégorie et une sous-catégorie. Le document se classera alors automatiquement dans le bon dossier.
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Historisation par contact - société
Vous retrouvez sans aucune action de votre part dans l'historique d'un contact, une société ou un projet de votre CRM tous les documents associés à ce dernier. Gain de temps assuré dans votre gestion documentaire en supprimant la tâche fastidieuse et chronophage de classement dans des sous-dossiers.
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Génération automatique du titre
Le titre de votre document est automatiquement défini à partir des données de l'élément CRM associé : Contact, devis, etc...
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Attributs et méta données
Qualifiez facilement vos documents avec des champs additionnels, des mots clés. Rajouter un commentaire ou des notes. Adaptez le logiciel à votre secteur d activité.
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Gestion des versions
Une modification correspond à des suppressions ou ajouts apportés au contenu du document. Quand une modification est effectuée le document passe de sa version N à sa version N+1. Les anciennes versions sont accessibles aux utilisateurs dans l'historique du document
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Stockage optimisé
Economisez la bande passante de votre société. Contrairement aux drives classiques (Google drive, Dropbox, etc…) les fichiers sont téléchargés sur le poste d'un utilisateur à la demande. Le protocole FTP utilisé est simple et robuste. Des droits applicatifs par profil permettent à un collaborateur de n'accéder qu'aux documents dont il a besoin. Ne soyez plus concerné par la pertes de documents.
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Pièces jointes des emails reçus
Lorsque vous recevez un e-mail, vous pouvez choisir d’extraire et de classer tous les pièces jointes liées (documents factures fournisseurs, documents numérisés etc...). Le document est automatiquement associé au contact, à la société ou au projet de votre CRM à partir de l'adresse email de l'expéditeur.
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Génération de documents
Utilisez nos fonctions de génération automatique de documents et nos connecteurs Microsoft Office. Accélérez et fiabilisez la production de vos documents Word ou PDF. Créez et éditez des documents facilement à partir des modèles validés et entièrement personnalisables. Le Publipostage est réalisé à partir des données de votre CRM : fiche contact, facture, devis, etc...Découvrir notre éditeur d'application.
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Envoi par email
Envoyez directement par email un document à partir de l'espace documentaire de votre client ou prospect dans votre CRM. La pièce jointe sera automatiquement générée en PDF. Vous pouvez entiérement passer à la dématérialisation de factures et même à la facturation électronique.
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Circuit de validation
Simplifiez et gagnez du temps dans vos procédures de validation (workflow). Notre système de gestion électronique de documents vous permet de construire des circuits de validation dématérialisés pour tout document. Assurez-vous que vos processus métier soient parfaitement respectés et maitrisés.