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Traitez correctement le flux d'emails entrants. Ne perdez plus un seul message et ne laissez plus vos clients sans réponse.
Les emails sont vitaux et constituent la valeur et la mémoire de votre entreprise.
- "Traiter 300 e-mails par jour et par conseiller, impossible ? "
- " Mon commercial vient de nous quitter et avec lui, toute la mémoire client de l'entreprise. "
- " Je ne sais pas où sont les e-mails dans mon entreprise. Nous n'avons plus de dossier client. "
- "Nous ne respectons pas les obligations légales de conserver les e-mails. "
- "Impossible de répondre à tous les e-mails. La qualité de mon service client se dégrade."
LA SOLUTION HOGUNSOFT
UN CONCEPT INNOVANT DE GESTION DES MAILS ENTRANTS. UNE SOLUTION DE MESSAGERIE COLLABORATIVE FACILE A UTILISER. EXISTE EN PLATEFORME COLLABORATIVE GRATUITE OPEN SOURCE.
Vous ne perdez plus un seul email grâce à notre technologie de stockage centralisé, sécurisé et dédié à des gros volumes de données.
Vos courriers sont automatiquement classés par contact. Vous retrouvez tous les échanges sur un dossier client en un seul clic quel que soit le collaborateur à l'origine de la communication.
Notre plateforme collaborative facilite le travail en équipe. Tous les utilisateurs accèdent aux emails reçus ou envoyés sans avoir à solliciter un transfert à ses collègues.
Vous répondez enfin dans des délais maîtrisés à l'ensemble des demandes. Vous ne manquez plus la moindre requête provenant de vos clients ou prospects. Notre solution collaborative permet de travailler en équipe.
Chaque email est associé à un traitement particulier avec supervision de l'état d'avancement. Vous communiquez ensuite en utilisant des modèles-types de réponses personnalisables selon vos besoins. Vos processus métier sont respectés et automatisés.
FONCTIONNALITES
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Gestionnaire de mail multicomptes collaboratif
Les comptes de messagerie sont collaboratifs. Même si un collaborateur est absent, un autre utilisateur pourra traiter les messages reçus dans la boite de réception. Vous le laissez plus vos prospects ou clients sans réponse.
Vous bénéficiez d’une vision globale sur l’ensemble des emails reçus ou envoyés par vos collaborateurs. Ne vous connectez plus sur le compte de messagerie de chaque utilisateur pour savoir ce qui a été écrit à vos clients.
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Multicanal : Email, FAX, SMS, flux rss
Envoyez un SMS ou un FAX aussi simplement que d'envoyer un courrier électronique à partir de notre logiciel de messagerie. Vous pouvez aussi utiliser notre messagerie instantanée pour communiquer avec vos collaborateurs.
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POP3, IMAP, SMTP, Exchange WEDAV et EWS
Connectez notre plateforme à vos comptes de messageries existants. Récupérez immédiatement toute les messages présents sur vos serveurs. L'outil est un client de messagerie amélioré.
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Synchronisation Outlook / Exchange / Fichiers PST
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Archivage / backup en base de données SQL.
Les emails sont centralisés et archivés dans une base de données SQL. Cela permet de conserver un nombre significatif de messages sans dégradation des performances.
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Pièces jointes / GED
Les performances sont au coeur de nos préoccupations. Ainsi les pièces jointes sont stockées séparément dans un système de fichiers, un serveur FTP ou un drive (OneDrive, Google Drive...). Vous alimenter la GED (gestion électronique de documents) directement à partir du flux d’emails entrants (Factures, devis signés, etc...). Découvrir notre module documents.
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Création base de données
Enrichissez directement les contacts de votre base CRM mises à jour à partir de votre messagerie. Soyez certain qu'il ne manque aucun prospects ou clients dans votre base de données. Notre plateforme de travail collaborative vous permet en effet de retrouver tous les messages dont l'adresse email de l'émetteur n'est associée à aucun contact ou société. Vous créez ensuite automatiquement une fiche associée.
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Historisation par contact / société
Vous retrouvez automatiquement dans l'historique d'un contact, une société ou un projet de votre CRM tous les emails envoyés ou reçus à ce dernier. Gagnez du temps en supprimant la tâche fastidieuse et chronophage de classement des messages dans des sous-dossiers. La gestion de projet est aussi grandement facilitée.
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Gestion des demandes / Tickets
Vous associez un message à un ticket. Vous retrouvez ainsi dans l'historique du ticket tous les échanges par email concernant ce dernier. Vous bénéficiez ainsi de toute la puissance de notre module de support / SAV pour traiter les demandes parvenant par email. Découvrir notre module SAV sevice client.
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Catégorisation
Définissez vos catégories et sous catégories pour ensuite pouvoir qualifier rapidement les messages entrants dans les boîtes mail.
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Traitement
Vous pouvez simplement configurer une case à cocher "A traité/Traité". Vous pouvez aussi définir des statuts d'avancements (En cours, Réponse par téléphone…) combinés avec un workflow en relation avec les profils utilisateurs. Un des meilleurs outils collaboratifs dédiés aux emails pour gérer vos groupes de travail.
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Routage vers agent
Vous configurez des droits pour chaque utilisateur. Un profil superviseur affecte un message à traiter à un profil agent. Celui-ci ne voit dans son espace de travail que les éléments à traiter. Vous ne passez plus votre temps à transférer des messages.
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Règles automatisées
Définissez vos règles de traitement automatique des emails entrants à partir des caractéristiques du message. L'outil associe automatiquement une catégorie, un statut ou affecte un utilisateur dès que le message est récupéré du serveur en fonction du sujet, de l’émetteur, etc...
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Filtres de recherche multicritères
Construisez vos filtres précis sur les emails à partir de tous les critères disponibles (sujet, collaborateur associé, avancement, etc...). Utilisez ensuite ces filtres pour définir l'espace de travail des utilisateurs ou construire des indicateurs graphiques.Découvrir notre éditeur d'application
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Modèles de réponses
Créez des modèles d'emails qui seront stockés dans une bibliothèque accessible par vos collaborateurs. Lorsque ceux-ci doivent répondre à un email ils gagnent ainsi un temps précieux en sélectionnant un message ou une réponse déjà correctement rédigée. Une réponse type peut être proposée également selon la catégorie du message. Les fautes d'orthographes ou les mauvaises tournures de phrases sont ainsi évitées. Vous améliorez grandement la qualité des communications auprès de vos contacts.
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Listes de diffusion
Concevez vos listes de destinataires multicritères à partir de la CRM pour envoyer ou transférer des messages à une listes dynamique de destinataires.
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Fil de discussion
Un simple clic vous offre la possibilité à partir d'un email de visualiser toute la conversation relative à ce dernier quel que soit l'utilisateur qui a répondu. L'ensemble des messages associés provenant de tous les comptes de messageries sont affichés.
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Temps de réponse
Définissez les horaires d'ouvertures de votre centre de relation client. Visualisez les temps de réponses ou délais de traitement de chaque message ou le temps de réponse moyen (par utilisateur, catégorie, etc..) en fonction de ces horaires. Vous pouvez mettre ainsi en place des procédures qualités et vous engagez à répondre dans un délai précis à vos interlocuteurs.
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Statistiques
Bénéficiez en temps réel d'un ensemble de graphiques ou tableaux de bord portant sur le suivi du traitement des emails. Un éditeur vous permet de construire vos propres indicateurs.
Une architecture innovante
* Existe en version gratuite open source ou version pro. Alternative professionnelle à mozilla thunderbird ou Microsoft Outlook.