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Traitez correctement le flux d'emails entrants, Ne perdez plus un seul message et ne laissez plus vos clients sans réponse
Les emails sont vitaux et constituent la valeur et la mémoire de votre entreprise.
- "Traiter 300 e-mails par jour et par conseiller, impossible ? "
- " Mon commercial vient de nous quitter et avec lui, toute la mémoire client de l'entreprise. "
- " Je ne sais pas où sont les e-mails dans mon entreprise. Nous n'avons plus de dossier client. "
- "Nous ne respectons pas les obligations légales de conserver les e-mails. "
- "Impossible de répondre à tous les e-mails. La qualité de mon service client se dégrade."
LA SOLUTION HOGUNSOFT
UN NOUVEAU CONCEPT DE MESSAGERIE COLLABORATIVE EN VERSION GRATUITE
Vous ne perdez plus un seul email grâce à notre procédé de stockage centralisé, sécurisé et dédié à des gros volumes de données.
Vos courriers sont automatiquement classés par contact et vous retrouvez tous les échanges sur un dossier client en un seul clic quel que soit le collaborateur à l'origine de la communication.
Tous les utilisateurs accèdent aux emails reçus ou envoyés sans avoir à solliciter un transfert à ses collègues.
Vous répondez enfin dans des délais maîtrisés à l'ensemble des demandes et ne manquez plus la moindre requête issue de vos clients ou prospects.
Chaque email est associé à un traitement particulier avec supervision de l'état d'avancement. Vous communiquez ensuite en utilisant des modèles-types de réponses personnalisables selon vos besoins. Vos processus métier sont respectés et automatisés.
FONCTIONNALITES
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Solution multicomptes collaborative
Les comptes de messagerie sont collaboratifs, ce qui signifie que même si un collaborateur est absent, un autre utilisateur pourra traiter les messages provenant de vos prospects ou clients afin de ne pas les laisser sans réponse.
Vous bénéficiez d’une vision globale sur l’ensemble des emails reçus ou envoyés par vos collaborateurs sans avoir à vous connecter sur le compte de messagerie de chacun.
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Multicanal : Email, FAX, SMS
Envoyez un SMS ou un FAX aussi simplement que d'envoyer un email
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POP3, IMAP, SMTP, Exchange WEDAV et EWS
Connectez notre plateforme à vos comptes de messageries existants et récupérez immédiatement toute les messages présents sur vos serveurs. L'outil est un client de messagerie amélioré.
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Synchronisation Outlook / Exchange / Fichiers PST
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Archivage / backup en base de données SQL.
Les emails sont centralisés et archivés dans une base de données SQL ce qui permet de conserver un nombre significatif de messages sans dégradation des performances.
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Pièces jointes / GED
Afin de favoriser d’avantage encore les performances, les pièces jointes sont stockées séparément dans un système de fichiers, un serveur FTP ou un drive (OneDrive, Google Drive...). Vous alimenter la GED (gestion électronique de documents) directement à partir du flux d’emails entrants (Factures, devis signés, etc...).
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Création base de données
Enrichissez directement les contacts de votre base CRM à partir de votre messagerie et soyez certain qu'il ne manque aucun prospects ou clients dans votre base de données. Notre solution vous permet en effet de retrouver tous les messages dont l'adresse email de l'émetteur n'est associée à aucun contact ou société puis de créer automatiquement une fiche associée.
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Historisation par contact / société
Vous retrouvez sans aucune action de votre part dans l'historique d'un contact, une société ou un projet de votre CRM tous les emails envoyés ou reçus à ce dernier. Gagnez du temps en supprimant la tâche fastidieuse et chronophage de classement des messages dans des sous-dossiers.
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Gestion des demandes / Tickets
Vous associez un message à un ticket. Vous retrouvez ainsi dans l'historique du ticket tous les échanges par email concernant ce dernier et vous bénéficiez ainsi de toute la puissance de notre module de support / SAV pour traiter les demandes parvenant par email.
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Catégorisation
Définissez vos catégories et sous catégories pour ensuite pouvoir qualifier rapidement les messages entrants.
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Traitement
Vous pouvez simplement configurer une case à cocher "A traité/Traité" ou alors définir des statuts d'avancements (En cours, Réponse par téléphone…) combinés avec un workflow en relation avec les profils utilisateurs.
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Routage vers agent
Vous configurez des droits pour chaque utilisateur. Un profil superviseur affecte un message à traiter à un profil agent. Celui-ci ne voit dans son espace que les éléments à traiter. Vous ne passez plus votre temps à transférer des messages.
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Règles automatisées
Définissez vos règles de traitement automatique des emails entrants à partir des caractéristiques du message. L'outil associe automatiquement une catégorie, un statut ou affecte un utilisateur dès que le message est récupéré du serveur en fonction du sujet, de l’émetteur, etc...
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Filtres de recherche multicritères
Construisez vos filtres précis sur les emails à partir de tous les critères disponibles (sujet, collaborateur associé, avancement, etc...) puis utilisez ces filtres pour définir l'espace de travail des utilisateurs ou construire des indicateurs graphiques.
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Modèles de réponses
Créez des modèles d'emails qui seront stockés dans une bibliothèque accessible par vos collaborateurs. Lorsque ceux-ci doivent répondre à un email ils gagnent ainsi un temps précieux en sélectionnant un message ou une réponse déjà correctement rédigée. Une réponse type peut être proposée également selon la catégorie du message. Les fautes d'orthographes ou les mauvaises tournures de phrases sont ainsi évitées et vous améliorez grandement la qualité des communications auprès de vos contacts.
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Listes de diffusion
Concevez vos listes de destinataires multicritères à partir de la CRM pour envoyer ou transférer des messages à une listes dynamique de destinataires.
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Fil de discussion
Un simple clic vous offre la possibilité à partir d'un email de visualiser toute la conversation relative à ce dernier quel que soit l'utilisateur qui a répondu en agrégeant l'ensemble des messages associés provenant de tous les comptes de messageries.
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Temps de réponse
Définissez les horaires d'ouvertures de votre service et visualisez les temps de réponses ou délais de traitement de chaque message ou le temps de réponse moyen (par utilisateur, catégorie, etc..) en fonction de ces horaires. Vous pouvez mettre ainsi en place des procédures qualités et vous engagez à répondre dans un délai précis à vos interlocuteurs.
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Statistiques
Bénéficiez en temps réel d'un ensemble de graphiques ou tableaux portant sur le suivi du traitement des emails. Un éditeur vous permet de construire vos propres indicateurs.
Une architecture innovante
